Blatt Einstellungen

Im 1. Schritte passen Sie im Blatt Einstellungen die EA-Tabelle an Ihre Bedürfnisse an

Aktualisiert am: 15.03.2019

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Buchhaltungsjahr

Wählen Sie das Buchhaltungsjahr für das Sie die EA-Tabelle einsetzen möchten. Im Auswahlfeld sehen die Buchhaltungsjahre, für die Ihre Version der EA-Tabelle kompatibel ist.

TIPP: Sie benötigen für jedes Buchhaltungsjahr eine eigene Datei (Kopie der EA-Tabelle).

 

FIRMENNAME, ADDRESSE …

Diese Einstellungen werden nur im Blatt „Monat“ verwendet und sind damit im monatlichen Ausdruck oder PDF-Export enthalten.

 

KFZ MARKE UND TYP, KFZ …

Wird nur in der Kopfzeile im Blatt „FB“ (Fahrtenbuch) verwendet. Wenn Sie das Fahrtenbuch der EA-Tabelle nicht verwenden, können Sie diese Angaben leer lassen.

PROJEKTE

Das ist eine optionale, aber mächtige Funktionalität der EA-Tabelle um herauszufinden, welche Teile (Aktivitäten, Gruppen, Projekte oder wie auch immer Sie es nenen möchten) Ihres Unternehmens besonders gewinnbringend sind.

Sie können bis zu 20 Projekte definieren, um Einnahmen UND Ausgaben die zusammengehören zusammenzufassen und im Blatt „Projekte“ auszuwerten.

TIPP: Überlegen Sie sich, in welche Bereiche oder Tätigkeiten Sie Ihr Unternehmen unterteilen könnten (z. B. Fotograf: Hochzeiten, Passfotos, Bildbearbeitung).

TIPP: Sie finden in der EA-Tabelle die Farbe Violett für alle Bereiche, die nicht gesetzlich notwendig sind, aber für Sie als Unternehmer von Nutzen sind (Projekte, Gewinn, Arbeitsstunden).

 

Zahlarten

Definieren

Definieren Sie bis zu 10 Zahlungsmittel oder Zahlarten mit denen Sie Einnahmen erhalten bzw. Ausgaben bezahlen.

Am besten Sie erstellen pro Kontoauszug eine Zahlart.

Zahlarten helfen Ihnen die Brutto-Beträge Ihre Einnahmen und Ausgaben pro Zahlungsmittel im Blatt „ZA“ auszuwerten.
Das ist besonders nützlich um die Eingaben der EA-Tabelle mit den Summen am Kontoauszug zu vergleichen. Damit lässt sich überprüfen ob Buchungszeilen vergessen oder mit falschen Beträgen in die EA-Tabelle eingetragen wurden.

 

TIPP: Warum lohnt es sich ein oder mehrere getrennte geschäftliche Bankkonten anzulegen?

  • Sie sparen sich monatliche Zeit bei der Buchhaltung, weil Sie keine privaten Buchungszeilen aussortieren müssen
  • Sie haben eine bessere (gefühlsmäßige) Übersicht über die Finanzen Ihres Unternehmens
  • Es gibt heutzutage kostenlose geschäftliche Bankkonten (z. B. das kostenlose Geschäftskonto von N26) um monatliche Bankspesen zu vermeiden (~ 60 € pro Jahr gespart)
  • Sie können sogar ausschließlich für Ihre Einnahmen (oder eine Projekt) ein eigenes Konto anlegen. Das in Verbindung mit dem CSV-Export den viele Banken anbieten, macht die Übertragung der Buchungszeilen in die EA-Tabelle noch effizienter

 

STARTSALDO €

Kontostand zum Jahresbeginn (siehe Blatt Zahlarten), damit die Salden in der EA-Tabelle mit dem Kontoauszug von Anfang an übereinstimmen.

TIPP: Blaue Bereiche in der EA-Tabelle stehen für optionale Funktionen, die dabei helfen sollen Fehler zu vermeiden (Zahlarten, EA-Check)

 

AUSGABEN-arten

Definieren

Gruppieren Sie Ausgaben die mehrfach pro Jahr vorkommen in bis zu 150 selbst definierbare Ausgaben-Arten.

TIPP: Im Blatt „A-ART“ können Sie analysieren, welche Ausgaben-Arten Ihnen die meisten Kosten bereiten.

 

E1A-AUSGABEN-ART VERKNÜPFUNG

NUR IN PRO-VERSION

Notwendig, wenn Sie das Tabellenblatt  E1A (Was ist das Formular E1a bzw E1a-K?) verwenden möchten.

Verknüpfen Sie jede Ihrer definierten Ausgaben-Arten mit einer vom Finanzamt vorgegebenen „Ausgaben-Art“/Kennzahl (siehe Kennzahlen im Blatt E1A für mehr Details).

Wenn Sie die Zelle leer lassen, wird Ihre Ausgaben-Art (damit alle Buchungszeilen die diese Ausgaben-Art verwenden) automatische der Kennzahl 9230 (Alle anderen Ausgaben) zugeordnet.

 

BETR. ANTEILE %

Definieren Sie für jede Ausgaben-Art den betrieblichen Anteil. Der betriebliche Anteil ist ein Prozentsatz, der festlegt zu wie viel Prozent eine Ausgabe für den Betrieb genützt wird. Umkehrt gesagt zu viel Prozent eine Ausgabe für private Zwecke verwendet wird.

100 % = Zelle leer lassen = vollständige betriebliche Ausgabe

0 % = reine Privatausgabe (z. B. Umsatzsteuerzahlung ans Finanzamt)

BEISPIEL: Sie haben einen monatlichen Handyvertrag und nützen das Handy zu 60 % für geschäftliche Anrufe und 40 % für private Zwecke. 

AUSGABEN-ART: „Handyvertrag“ 
BETR. ANTEILE %: „60%“

Alle Ausgaben die in Zukunft mit der Ausgaben-Art „Handyvertrag“ verknüpft sind, werden nur zu 60% als betriebliche Ausgabe für die Gewinnermittlung miteinbezogen.
Nur für die Version VST: Der betriebliche Anteil beeinflusst die Vorsteuer indirekt, über die Eigenverbrauchssteuer.

TIPP: Um Ihre EA-Rechnung zu vereinfachen, empfehle ich reine Privatausgaben NICHT in der EA-Tabelle aufzuzeichnen. 

TIPP: Um die Übersicht zu verbessern, empfehle ich bei Ausgaben-Arten mit einem Privatanteil das in der Bezeichnung der Ausgaben-Art zu inkludieren.
Z. B. „Handyvertrag 40% Privat“

TIPP: Die Farbe Rot ist in der EA-Tabelle negativ besetzt und steht für Ausgaben, Ausgängen, Umsatzsteuer und Fehlermeldungen

EINNAHMEN-ARTEN

definieren

Gruppieren Sie Einnahmen die mehrfach pro Jahr vorkommen in bis zu 150 selbst definierbare Einnahmen-Arten.

TIPP: Im Blatt „E-ART“ sehen Sie welche Einnahmen-Arten Ihnen die höchsten Umsätze bringen.

 

E1A-EINNAMEN-ART VERKNÜPFUNG

NUR IN PRO-VERSION

Verknüpfen Sie Ihre jede Ihrer definierten Ausgaben-Arten mit einer vom Finanzamt vorgegebenen „Ausgaben-Art“ (siehe Kennzahlen im Blatt „E1A“ für mehr Details).

Keine Angabe wird automatisch als „Betriebseinnahmen“ oder Kennzahl 9040 verstanden.

 

BETR. ANTEILE %

Bestimmen Sie für jede Einnahmen-Art einen betrieblichen Anteil.

100% oder leer lassen = Ausschließlich betriebliche Einnahme

0% = Reine private Einnahme (z. B. Einzahlung vom Privatkonto)

TIPP: Um Ihre EA-Rechnung zu vereinfachen, empfehle ich Ihnen reine Privateinnahmen NICHT in der EA-Tabelle aufzuzeichnen.

TIPP: Die Farbe Grün ist in der EA-Tabelle positiv besetzt und steht für Einnahmen, Eingänge und Vorsteuer

    Tipps zur Verwendung der EA-Tabelle

    EA-Tabelle: So können Sie Bezeichnungen im Nachhinein umbenennen
    Problem
    Wenn Sie eine Bezeichnung (Zahlart, Unternehmung, Ausgabenart oder Einnahmenart) im Nachhinein ändern, müssen Sie diese auch in Ihren Einnahmen oder Ausgabenblättern manuell ändern.

    Auswirkung
    Die Tabellenblätter Einnahmen, Ausgaben, Unternehmungen oder Formular E1A können unvollständige Werte anzeigen.

    Beispiel
    Sie starten mit einer neuen EA-Tabelle und legen eine Ausgabenart „Hosting“ an.
    Im Monat Jänner tragen Sie im Tabellenblatt „A1“ eine Ausgabe mit der Ausgabenart „Hosting“ an.
    Im Monat Februar beschließen Sie die Bezeichnung „Hosting“ in „Webhosting“ umzubenennen.

    ABER, das Umbenennen im Tabellenblatt „Einstellungen“ ist nicht genug. Sie müssen anschließend auch alle „Hosting“-Ausgaben im Tabellenblatt „A1“ umbenennen.

    Lösung
    Wenn Sie eine Bezeichnung ändern möchten, verwenden Sie bitte die „Suchen und ersetzen“-Funktion (STRG + H). 
    Suchen = aktuelle Bezeichnung
    Ersetzen durch = neue Bezeichnung
    Suchen Sie in „Allen Tabellenblättern“

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    Haftungsausschluss

    Die Inhalte auf dieser Seite wurden zwar mit Sorgfalt erstellt, garantieren aber keine Rechtssicherheit oder Aktualität. Der Ersteller ist nicht berechtigt buchhalterische Auskünfte zu geben. Bitte lesen Sie selbst die offiziellen Publikationen des BMF und der WKO bzw. lassen Sie sich von Ihrem Finanzamt oder einem zertifizierten Steuerberater beraten.