Darf ich Excel oder andere Kalkulationsprogramme für meine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Österreich verwenden?

Ja, wenn sichergestellt wird, das nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind oder protokolliert sind.

Voraussetzungen vom österreichischen Gesetzgeber für ordnungsmäßige Aufzeichnungen

(3) Zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen können Datenträger verwendet werden, wenn die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist; die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle soll durch entsprechende Einrichtungen gesichert werden.
§ 131 BAO

Kalkulationsprogramme sind also dann zulässig wenn …

  1. … nachträgliche Abänderungen, Löschungen und Ergänzungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten technisch ausgeschlossen sind oder derartige Eingriffe in den ursprünglichen Datenbestand in der Datei zwangsläufig dokumentiert und offen gelegt werden
  2. … die gesetzliche Aufbewahrungsfrist eingehalten wird

Wie Sie in Excel und Co. nachträgliche Änderungen protokolieren können

A. In Microsoft Excel: „Änderungen nachverfolgen“ aktivieren

Microsoft Excel Benutzer sollten die integrierte „Änderungen verfolgen“-Funktion aktivieren

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Änderungen auf Arbeitsmappe freigeben.
  2. Klicken Sie unter Änderungen nachverfolgen auf Änderungsverlauf führen für die letzten, und geben Sie im Feld Tage 2555 Tage (7 Jahre) für den Änderungsverlauf ein.

B. Monatliche Buchhaltungsdaten als PDF-Datei exportieren

Um den Orignaldatenbestand jedes Buchhaltungsmonats zu nachzuweisen, können Sie beispielsweise Ihre Daten nach Abschluss Ihrer monatlichen Buchhaltung als PDF-Datei exportieren

  1. Erstellen Sie für jedes Buchhaltungsjahr („2016“, „2017“, usw.) und jeden Buchhaltungsmonat („01“, „02“, usw.) einen Unterordner
  2. Sieben Jahre Aufbewahrungsfrist: Stellen Sie unbedingt sicher, dass die Daten in diesen Ordnern täglich als Kopie auf min. einem externen Gerät und/oder in der Cloud gesichert werden.
    Z.B mit einem Clouddienst (Dropbox, Google Drive, etc.) und/oder einem Zusatzprogramm, das automatisch und täglich Ihren Finanzordner auf einem USB Gerät kopiert.
  3. Machen Sie Ihre Buchhaltung monatlich und nachdem Sie die Buchhaltung eines Monats abgeschlossen haben, exportieren Sie monatlich Ihre Excel-Datei als PDF-Datei
    • Microsoft Excel: Datei > Speichern Unter > *.pdf
    • OpenOffice: Datei > Als PDF exportieren
    • Google Docs: Datei > Download als > PDF
  4. Optionaler Schritt: Signieren sie die PDF-Datei digital um garantiert jegliche Änderungen auszuschließen und die Datei mit einem genauen Zeitstempel zu versehen.

Zusätzlicher Kommentar nach direkter E-Mail-Anfrage beim BMF

Allerdings allein aus der Verwendung eines derartigen Programmes ohne entsprechenden Zusatzmodul eine materielle Nichtordnungsmäßigkeit der Bücher und Aufzeichnungen abzuleiten, wäre aus Sicht des Bundesministeriums für Finanzen verfehlt. Es ist lediglich die gesetzliche Vermutung der inhaltlichen Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen nicht mehr gegeben, sondern muss im Einzelfall vom Abgabepflichtigen nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden.
– E-Mail-Auskunft September 2016

Sinngemäß: Selbst wenn Sie Änderungen in Ihrer Tabellenkalkulation nicht protokoliert haben oder ausschließen können, bedeutet das nicht, dass das Finanzamt deshalb Ihre Buchhaltung als ungültig betrachten kann oder Ihre Betriebsergnisse per Schätzung ermitteln wird. Achten Sie auf gültige Belege!

Fazit

  • Aktivieren Sie wenn möglich die „Änderungen nachverfolgen“ Funktion in MS Excel
  • Machen Sie Ihre Buchhaltung monatlich und exportieren Sie die Monatsergebnisse per PDF
  • Überprüfen Sie nach Abschluss Ihrer monatlichen Buchhaltung ob Sie alle Belege und deren Beträge richtig in die Tabelle eingegeben haben. Sind die Belegnummern chronologisch geordnet und habe ich keine Nummer übersprungen?
  • Dokumentieren Sie Briefe, E-Mails, Lieferscheine und vor allem vom Finanzamt annerkannte Belege um jeder Ihrer Einnahmen-Ausgaben-Zeilen erklären zu können

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