Darf ich Excel oder andere Kalkulationsprogramme für meine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Österreich verwenden?

Ja, wenn sichergestellt wird, das nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind oder protokolliert sind.

Die Problematik

Voraussetzungen vom österreichischen Gesetzgeber für ordnungsmäßige Aufzeichnungen

(3) Zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen können Datenträger verwendet werden, wenn die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist; die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle soll durch entsprechende Einrichtungen gesichert werden.

§ 131 BAO

 Angesichts dieses Paragrafen kommen viele zu einer Schlussfolgerung dieser Art

Excel-Tabellen sind keine Grundaufzeichnungen im Sinne der Bundesabgabenordnung (BAO), da sie jederzeit nachträglich veränderbar sind und es nicht überprüft werden kann, ob Änderungen vorgenommen wurden oder nicht

Kalkulationsprogramme sind also nur dann zulässig wenn …

  1. … nachträgliche Abänderungen, Löschungen und Ergänzungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten technisch ausgeschlossen sind oder derartige Eingriffe in den ursprünglichen Datenbestand in der Datei zwangsläufig dokumentiert und offen gelegt werden
  2. … die gesetzliche Aufbewahrungsfrist eingehalten wird

Wie kann man also beweisen, dass eine Excel-Datei unverändert ist?

Die Lösung

Monatliche Buchhaltung mit PDF-Export

Um den Orignaldatenbestand und unsere Rechenergebnisse jedes Buchhaltungsmonats nachzuweisen exportieren diese als PDF-Datei.
Eine digital signierte PDF-Datei ist unveränderbar und enthält einen Zeitstempel.
Damit ist für jeden Buchhaltungsmonat bewiesen, dass keine Daten verändert wurden.

  1. Erstellen Sie für jedes Buchhaltungsjahr („2016“, „2017“, usw.) und jeden Buchhaltungsmonat („01“, „02“, usw.) einen eigene Unterordner um alle relvanten Dokumente aufzubewahren
  2. Sieben Jahre Aufbewahrungsfrist: Stellen Sie unbedingt sicher, dass die Daten in diesen Ordnern täglich als Kopie auf min. einem externen Gerät und/oder in der Cloud gesichert werden.
    Z.B mit einem Clouddienst (Dropbox, Google Drive, etc.) und/oder einem Zusatzprogramm, das automatisch und täglich Ihren Finanzordner auf einem USB Gerät kopiert.
  3. Machen Sie Ihre Buchhaltung monatlich und nachdem Sie die Buchhaltung eines Monats abgeschlossen haben, exportieren Sie monatlich Ihre Excel-Datei als PDF-Datei
    • Microsoft Excel: Datei > Speichern Unter > *.pdf
    • OpenOffice: Datei > Als PDF exportieren
    • Google Docs: Datei > Download als > PDF
  4. Signieren sie die PDF-Datei digital um garantiert jegliche Änderungen auszuschließen und die Datei mit einem genauen Zeitstempel zu versehen.

Zusätzlicher Kommentar nach direkter E-Mail-Anfrage beim BMF

Allerdings allein aus der Verwendung eines derartigen Programmes ohne entsprechenden Zusatzmodul eine materielle Nichtordnungsmäßigkeit der Bücher und Aufzeichnungen abzuleiten, wäre aus Sicht des Bundesministeriums für Finanzen verfehlt. Es ist lediglich die gesetzliche Vermutung der inhaltlichen Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen nicht mehr gegeben, sondern muss im Einzelfall vom Abgabepflichtigen nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden.
– E-Mail-Auskunft September 2016

Sinngemäß: Selbst wenn Sie Änderungen in Ihrer Tabellenkalkulation nicht protokoliert haben oder ausschließen können, bedeutet das nicht, dass das Finanzamt deshalb Ihre Buchhaltung als ungültig betrachten kann oder Ihre Betriebsergnisse per Schätzung ermitteln wird. Achten Sie auf gültige Belege!

Fazit

  • Machen Sie Ihre Buchhaltung monatlich, exportieren Sie die Monatsergebnisse per PDF und versehen Sie diese Datei am besten mit einer digitalen Signatur
  • Überprüfen Sie nach Abschluss Ihrer monatlichen Buchhaltung ob Sie alle Belege und deren Beträge richtig in die Tabelle eingegeben haben. Sind die Belegnummern chronologisch geordnet und habe ich keine Nummer übersprungen?
  • Dokumentieren Sie Briefe, E-Mails, Lieferscheine und vor allem vom Finanzamt annerkannte Belege um jeder Ihrer Einnahmen-Ausgaben-Zeilen erklären zu können

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