Papierlose Buchhaltung zum Selbermachen: Schritt für Schritt

Tipps zur digitalen Buchhaltung für österreichische Unternehmer
Ohne Buchhalter und ohne teure Buchhaltungssoftware

Warum die Buchhaltung digital (papierlos) machen?

1. Alle Belege sind einheitlich: Digital

Digitale Belege in Form von PDF-Rechnungen sind die Zukunft und jetzt schon bei vielen die Mehrheit.
Bei der digitalen Buchhaltung bleiben digitale Belege wie sie sind (als PDF) und die Papierbelege werden eingescannt.

Keine Rechnungen müssen mehr ausgedruckt werden.

2. Belege können einfacher und sparsamer archiviert werden
  • Eingescannte Belege verbleichen nicht. (Viele Belege sind auf Thermopapier gedruckt und müssen kopiert werden um erhalten zu bleiben.)
  • Sie ersparen sich Ordner und sparen Platz
  • Sie finden digital Belege im Computer durch Suchmaschinen schneller

1. Einnahmen/Ausgaben Belege im PDF-Datei abspeichern

  • Wir brauchen alle Einnahmen und Ausgaben um den Gewinn zu ermitteln. Einnahmen und Ausgaben gelten aber nur wenn sie in Form von Rechnungen (auch digital) belegt werden können.
  • PDF ist das optimale Dateiformat für digitale Belege: Es ist gedacht möglichst unveränderbare und transportable digitale Dokumente zu erstellen
  • Seit 1.1.2013 müssen digitale Rechnungen nicht mehr digital signiert werden (siehe Österreichisches Finanzamt)
  • Wir brauchen also JEDEN Belege als PDF-Datei.

1.1 PDF-Rechnungen erstellen

Erstellen und verwalten Sie die von Ihnen verfassten Rechnung digital als PDF-Dateien.

  • Web-Empfehlung: Fastbill (50€ pro Jahr – verwaltet und erstellt digitale Rechnung einfach und schnell
  • Rechnung manuell erstellen und als PDF speichern: Microsoft Word, Google Docs oder OpenOffice Writer
PDF Creator herunterladen

1.2 Word-, E-Mail-Belege in PDF umwandeln

  • E-Mails oder Belege auf Websites: Windows-Empfehlung: PDF Creator (kostenlos – anstatt Dateien als Papier auszudrucken speichert PDFCreator die Datei als PDF ab).
  • Word-Dokumente: MS Word, Apache OpenOffice und Google Docs bieten Funktionen Dateien als PDF zu exportieren
Google Drive App herunterladen

1.3 Papierbelege als PDF einscannen

  • Mit Smartphone/Tablet scannen
  • Scanner oder die Scanfunktion Ihres Drucker (Nicht empfohlen: 1. langsamer als Fotofunktion des Smartphones 2. ortsgebunden)

2. Belege (PDF-Dateien) sicher archivieren

  • Das Finanzamt verlangt Belege min. 7 Jahre aufzubewahren.
  • Um die Buchhaltung machen zu können müssen wir wissen wo/wie wir die Belege abgelegt haben.
  • Die PDF-Belege müssen in einer sinnvollen Ordnerstruktur abgelegt sein und gegen Datenverlust gesichert sein.
Hauptordner mit Beispiel-Namen "finanz" in Google Drive unter drive.google.com

2.1 Gesicherten Hauptordner „Finanz“ anlegen

Installieren Sie Google Drive (oder eine Alternative) auf Ihren Computer und erstellen Sie in Ihrem Cloudordner Ihren Buchhaltungsordner um alle sich darin befindlichen PDF-Belege in der Cloud zu sichern.

  • Google Drive
    (GMAIL-Tipp: E-Mail Belege im Anhang direkt in Cloud kopieren; Android-Tipp: Kopiert eingescannte Belege direkt ihr Google Drive)
  • Dropbox
  • Microsoft OneDrive
    (Tipp: Super im Zusammenhang mit Office Online)
  • Evernote

(Optional) Zusätzliche Offline Sicherung

Unterordner "2015" (jeder Monat hat einen eigenen Ordner) in Google Drive Hauptordner "finanz"

2.2 Unterordner erstellen und Belege nach Jahr, Monat und Einnahmen/Ausgaben einsortieren

Erstellen in Ihrem Hauptordner „finanz“ folgende Unterorder:

  • Pro Jahr: 2015
    • Pro Monat: 01
      • A (für Ausgaben) oder E (für Einnahmen)

Tipp: Machen Sie es sich zur Gewohnheit einen Belege gleich nach Erhalt in den richtigen Unterordner zu kopieren.

3. Digitale PDF Kontoauszüge herunterladen

Beispielkontoauszug als PDF: Von Easybank Website als PDF gespeichert
Die PDF-Kontoumstätze (Bankkonto und Kreditkarte) im Unterordner des jeweiligen Monats

Kopieren Sie alle Ihre PDF-Kontoauszüge (Bank, Kreditkarten, PayPal) in den Unterordner des jeweiligen Monats (z. B. alle Jänner Kontoauszüge in den Ordner „01“).
Ihre Kreditkartenumsatzbelege sind wahrscheinlich schon im PDF Format. Falls Ihr E-Banking nicht direkt PDF-Dateien bereitstellt, sondern nur eine Drucken-Funktion hat, dann können Sie mit dem PDF-Creator (übrigens auch in Google Chrome integriert) Ihre Umsatzbelege als PDF-Datei „ausdrucken“.

Wichtiger Hinweis: Im Falle einer Steuerprüfung sind einfach PDF-Kontoauszügen nicht rechtsgültig. Bewahren Sie deshalb entweder Papierkontoauszügen bzw. digital-signierte PDF-Kontoauszügen auf. Fragen Sie am besten sicherheitshalber bei Ihrer Bank nach.

4. Belegnummern: Zeilen in Kontoauszügen mit Belegen verknüpfen

    Um eine Zeile in Ihrem Kontoauszug zu „beweisen“ muss sie mit einem Beleg verknüpft sein. Das erfolgt über eine Belegnummer.
PDF Exchange Viewer: Kommentare und Notizen zu PDFs hinzufügen

4.1 PDF-Editor installieren um PDF-Kontoauszüge mit Notizen zu versehen

Installieren Sie ein Programm um Notizen (farbliche Hervorhebung von Einnahmen/Ausgaben und Nummern Ihrer Belegnummerierung hinzuzufügen) zu Ihren PDF-Kontoauszüge hinzuzufügen.

Einnahmen und Ausgaben mit PDF-Editor farblich hervorheben

4.2 Einnahmen und Ausgaben mit PDF-Editor farblich hervorheben

Öffnen Sie Ihre PDF-Kontoauszüge (und Kreditkartenabrechnungen) mit dem PDF-Editor und markieren Sie alle relevanten Einnahmen/Ausgaben um keine Buchungszeile zu vergessen bzw. sich die Arbeit für die weiteren Schritte zu erleichtern.
Sie könnten z. B. Einnahmen grün bzw. Ausgaben rötlich hinterlegen – wie im Beispielbild.

Jede Buchungszeile mit einer Belegnummer versehen

4.3 Jeder Buchungszeile mit dem PDF-Editor eine Belegnummer zuweisen

Versehen Sie alle farblich markierten Buchungszeilen mit einer Belegnummer.
Beginnen Sie mit der ersten Ausgaben-Buchungszeilen (rot hervorgehoben; übrigens sollte anderes als in der Abbildung die Buchungszeile mit dem frühesten Datum die Belegnummer „1“ sein) und vergeben Sie die Beleg-Nr. „1“, die nächste rote-Zeile erhält die Nr. „2“, usw..
Gehen Sie mit den Einnahmen-Buchungszeilen (grün hervorgehoben) gleich vor. Einziger Unterschied, dass Sie anstatt „1“, „E1“ (E steht für Einnahme), „E2“, usw. vergeben.

Die Dateinamen der PDF-Belege enthalten die jeweilige Belegnummer vom Kontoauszug

4.4 Jede Belegnummer mit dem jeweiligen PDF-Beleg (Dateinamen) verknüpfen

Um eine Belegnummer mit dem dazugehörigen PDF-Beleg zu verknüpfen, fügen wir die Belegnummer in den DATEINAMEN des PDF-Belegs ein.

Beispiel-Ausgaben-Buchungszeile: 1.9.2015 Telefonrechnung -19,95€ = 1 (zugewiesene Beleg-Nr.)
Beispiel-PDF-Beleg-Dateinamen: „1-bob-rechnung.pdf“

Beispiel-Einnahmen-Buchungszeile: 2.9.2015 Rechnung R1023 +40,95€ = E1 (zugewiesene Beleg-Nr.)
Beispiel-PDF-Beleg-Dateinamen: „E1-rechnung-r1023.pdf“

Was Sie bis hierher bereits erledigt haben …

  1. Sie wissen wie Sie PDF-Rechnungen erstellen bzw. Papierbelege in PDF-Dateien abspeichern
  2. Sie haben für alle Einnahmen/Ausgaben digitale PDF-Belege und haben diese sicher archiviert
  3. Sie wissen alle Ihre Einnahmen und Ausgaben anhand Ihrer digitalen Kontoauszüge
  4. Sie haben jeder Buchungszeile in Ihrem Kontoauszug eine Belegnummer zugewiesen und durch den Dateinamen des PDF-Beleges verknüpft

Was noch fehlt …

  1. Alle Einnahmen/Ausgaben-Beträge samt Belegnummer in eine Excel-Tabelle eingeben um Summen zu berechnen
  2. Die Summe der Ausgaben von den Einnahmen abziehen um den Gewinn zu berechnen
  3. Gruppierung der Ausgabenbeträge um am Jahresende das Formular zur Einkommensteuererklärung ausfüllen zu können
  4. Falls kein Kleinunternehmer: Die Summen der Umsatzsteuer von der Vorsteuer abziehen um notwendige Zahlungen ans Finanzamt zu berechnen

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